Praktijkcasus voor Raad Internatiional BV

Facturatiekoppeling met Exact Online

RAAD International is specialist in de AGF-sector en werkt vanuit vestigingen in Nederland, Zuid-Afrika, Dubai en Istanbul.

Een succesvolle API-implementatie met Exact Online

informatie

Uitdagingen van de facturatie

Een internationale klantenkring betekent bereik, maar ook dat contracten en facturatieafspraken snel complexer worden dan standaardsoftware aankan.

1

Verschillende soorten afspraken

De ene klant betaalt een vast abonnement, de andere per uur, en soms is er een aparte afspraak voor maatwerk of doorbelaste software. Elke afspraak heeft eigen regels voor wat er wanneer gefactureerd wordt.

1

Tarieven per medewerker, klant en activiteit

Het tarief hangt af van wie het werk doet, voor welke klant en om welk soort werk het gaat. Ook voor ingehuurde krachten en collega's van andere vestigingen.

1

Uitzonderingen per klant

Uren die op een holding staan maar bij een werkmaatschappij horen. Een factuur die naar meerdere mensen moet, afhankelijk van het soort werk. Een ontvanger die liever Engels leest dan Nederlands. Geen grote dingen, maar ze verschillen per klant en moeten elke keer kloppen.

1

Veel volume

Veel klanten en terugkerend werk betekent elke maand een grote facturatieronde. Dat vraagt om structuur: de afspraken moeten kloppen, de gegevens moeten compleet zijn en het proces moet in één keer door kunnen.

impact

De impact op elke facturatieronde

Al die verschillen komen elke maand samen in één facturatieronde. En zolang die handmatig loopt, merken zowel het team als de klant dat.

  • Voor het team

    Per klant nalopen welk tarief, welke entiteit, welke taal en welke uren erop moeten
    Alles handmatig in Exact Online invoeren: contactgegevens, uren, factuurregels en urenspecificatie

  • Voor de klant

    Meer kans op fouten op de factuur door handmatige invoer
    Afwijkende wensen van klanten kostten extra uitzoekwerk of waren lastig consistent door te voeren

in 5 stappen

We hebben het bestaande facturatieproces vertaald naar een maatwerkoplossing die aansluit op de werkwijze van RAAD en de mogelijkheden van de Exact Online koppeling.

De facturatie was onderdeel van de software die we voor RAAD ontwikkelden. Vanuit daar hebben we het proces ingericht: van klantafspraken en urenregistratie tot de uiteindelijke factuur.

  • Onderdeel van het RAAD-platform
  • Klantafspraken centraal vastgelegd
  • Facturatie vanuit eigen software

Bekijk het volledige RAAD-project

Info

We kijken altijd eerst of een bestaande oplossing het probleem kan oplossen. Bij RAAD bleek al snel dat de specifieke klantafspraken en manier van factureren niet binnen een standaardoplossing pasten.

  • Standaardoplossingen onderzocht
  • Exact blijft de boekhouding
  • Maatwerk waar nodig

Lees hoe we bepalen wanneer standaard volstaat en wanneer maatwerk nodig is

Info

Daarna hebben we uitgewerkt hoe medewerkers zo eenvoudig mogelijk met de facturatie kunnen werken. De dagelijkse handelingen, controles en uitzonderingen vormden daarbij het uitgangspunt.

  • Facturen batchgewijs klaarzetten
  • Eerst controleren, daarna verzenden
  • Afwijkingen snel herkennen
Info

De Exact Online API is behoorlijk uitgebreid en complex. Bij een API koppeling laten maken zit daarom veel werk in de technische inrichting, zodat de koppeling stabiel blijft.

  • OAuth2-authenticatie en tokenbeheer per administratie
  • Rate limiting en verwerking van API-verzoeken
  • Debiteur- en relatiesynchronisatie / matching
  • Webhooks en eigen mailflow voor urenbijlagen
  • Foutafhandeling
Info

Na livegang blijft de koppeling continu controleren of alles goed wordt verwerkt. Afwijkingen, mislukte API-verzoeken en ontbrekende gegevens worden automatisch gesignaleerd, zodat problemen snel zichtbaar zijn.

  • Automatische controles op verwerking
  • Fouten en afwijkingen signaleren
  • Logging van API-verzoeken
  • Monitoring per administratie
  • Herverwerking waar nodig
Info

het resultaat

Wat dit in de praktijk oplevert

De koppeling zorgt voor een facturatieproces dat sneller en overzichtelijker is.

Forse tijdsbesparing

Een volledige facturatieronde kan centraal worden voorbereid, gecontroleerd en batchgewijs verwerkt.

Structuur en rust

Alle klantafspraken, controles en uitzonderingen komen samen in één vaste werkwijze.

Meer grip op openstaande posten

Openstaande facturen worden vanuit ded Exact Online koppeling opgehaald en kunnen vanuit RAAD worden opgevolgd met eigen herinneringsflows per klant, entiteit of taal.

Schaalbaar proces

Nieuwe klanten, medewerkers en administraties kunnen binnen dezelfde werkwijze worden verwerkt zonder dat het facturatieproces opnieuw hoeft te worden ingericht.

Samen kijken naar de volgende digitale stap?

Wij kijken waar digitalisering waarde toevoegt en geven je vrijblijvende inzichten over hoe je die kansen het beste benut.

  • Frisse blik op jouw situatie
  • Praktische inzichten

  • Een heldere logische stap vooruit

Maak kennis