1. Kies één proces om te analyseren

‍

Wanneer ondersteunend werk veel tijd vraagt, is het belangrijk om niet alles tegelijk te willen verbeteren. Start met één proces waarvan je vermoedt dat het structureel te veel tijd kost.

Door klein te beginnen, maak je het probleem concreet. Je ziet sneller waar tijd verloren gaat, welke stappen onnodig terugkomen en waar verbetering het meeste effect heeft.

2. Breng het proces in kaart

‍

Een proces lijkt vaak eenvoudiger dan het in de praktijk is. Door het stap voor stap op te delen, wordt zichtbaar welke handelingen er zijn, wie wat doet en waar de meeste tijd naartoe gaat.

Zo zie je niet alleen dát het proces veel tijd kost, maar vooral op welk onderdeel je moet focussen.

3. Begrijp waar het precies vandaan komt

‍

Als duidelijk is welk onderdeel veel tijd kost, onderzoek je waardoor dat komt.

Moet informatie steeds handmatig worden aangepast? Worden gegevens telkens anders aangeleverd? Zijn er veel uitzonderingen waardoor het proces nooit hetzelfde loopt?

Zo zie je of de taak zelf het probleem is. Of dat de oorzaak zit in de manier waarop het proces is ingericht.

4. Bepaal wat je anders moet inrichten

‍

Als duidelijk is waardoor het tijdverlies ontstaat, bepaal je welke aanpassing nodig is. Soms zit de oplossing in betere afspraken, een vast format of duidelijk eigenaarschap. In andere gevallen helpt een koppeling, automatische controle of verdere digitalisering.

Door eerst te kiezen wat er anders moet, voorkom je dat je te snel naar een tool grijpt. Je verbetert dan niet alleen de taak, maar de manier waarop het proces is ingericht.

5. Automatiseer wat voorspelbaar is

‍

Wanneer een proces helder en voorspelbaar is ingericht, ontstaat ruimte om onderdelen te automatiseren. Automatisering is vooral geschikt voor stappen die telkens op dezelfde manier verlopen en weinig variatie kennen.