De meeste alles-in-één-systemen zijn ontworpen om voor veel bedrijven tegelijk te werken. Daardoor zijn ze sterk in standaardprocessen die voor veel bedrijven hetzelfde zijn.
Voor de meeste bedrijven is dat in het begin voldoende: de basis staat, en daar heeft het bedrijf al over nagedacht.
Waarom modules vaak net niet aansluiten
Veel alles-in-één-systemen bieden verschillende modules aan, denk aan CRM, planning, projectmanagement of facturatie. Op papier lijkt het dan alsof alles aanwezig is en het dé totaaloplossing is.
In de praktijk sluiten deze modules vaak nét niet aan op de manier waarop een bedrijf daadwerkelijk werkt. Een bedrijf heeft bijvoorbeeld een specifieke workflow voor projecten, een eigen manier van plannen, of afwijkende afspraken met klanten. Het systeem kan dat soms gedeeltelijk ondersteunen, maar niet precies zoals het proces in de praktijk verloopt.
Die kleine omwegen accepteer je in het begin vaak wel. Maar zodra een bedrijf begint te groeien, merk je dat de frustratie toeneemt en het systeem je begint af te remmen. Typische signalen zijn:
- Extra Excel sheets en lijstjes naast het systeem
- Extra tools aanschaffen voor functionaliteiten die er eigenlijk al hadden moeten zijn
Vaak niet gericht op een branche
Dat modules net niet aansluiten komt ook doordat de meeste all-in-one systemen niet voor één specifieke branche zijn gebouwd. Ze zijn bedoeld om voor zoveel mogelijk bedrijven te werken: een administratiekantoor, een installatiebedrijf en een adviesbureau werken vaak allemaal met dezelfde software.
Om dat mogelijk te maken, zijn de processen in het systeem vrij algemeen ingericht. Dat werkt goed voor basisfunctionaliteiten, maar minder goed zodra een bedrijf specifieke werkwijzen heeft die bij de branche of organisatie horen. Het gevolg is dat bedrijven hun manier van werken soms moeten aanpassen aan het systeem, of dat er extra stappen ontstaan om processen toch passend te maken.
Wanneer systemen beginnen te knellen
Wanneer dit gebeurt, ontstaat er vaak een situatie waarin het systeem nog steeds gebruikt wordt, maar niet meer alles ondersteunt wat er in de praktijk nodig is. Het werk wordt dan niet eenvoudiger, maar juist complexer: informatie staat op meerdere plekken, processen verlopen buiten het systeem om, en medewerkers moeten extra stappen zetten om het werk gedaan te krijgen. Dit gebeurt meestal niet van de ene op de andere dag, maar sluipt er langzaam in naarmate een organisatie groeit.
Want naarmate een organisatie groeit, veranderen ook de processen: teams worden groter, verantwoordelijkheden verschuiven en workflows ontwikkelen zich verder. Daarom wordt flexibiliteit in systemen steeds belangrijker. Een systeem moet niet alleen vandaag werken, maar ook kunnen meebewegen met de manier waarop de organisatie zich ontwikkelt.
All-in-one is een goede basis, niet per se de eindoplossing
Dat betekent niet dat all-in-one systemen slecht zijn, voor veel bedrijven zijn ze juist een prima basis. Maar naarmate een organisatie groeit, kan het waardevol zijn om opnieuw te kijken of de huidige systemen nog goed aansluiten op de manier waarop het werk daadwerkelijk verloopt. Soms betekent dat systemen beter inrichten, soms betekent het dat gespecialiseerde tools beter passen bij bepaalde processen.
Uiteindelijk is het doel van systemen simpel: het werk ondersteunen, niet ingewikkelder maken. Wanneer systemen goed aansluiten op processen, ontstaat er meer overzicht, minder handmatig werk en meer ruimte om te focussen op het werk dat echt waarde toevoegt. En juist daarom is het belangrijk dat systemen niet alleen vandaag passen bij een organisatie, maar ook kunnen meegroeien met de volgende fase van het bedrijf.
