n8n, Make of Zapier: welke past bij jouw mkb-bedrijf?

n8n, Make en Zapier doen in de kern hetzelfde: ze verbinden je pakketten en laten stappen automatisch lopen zodra er iets gebeurt. Zapier is het makkelijkst om mee te beginnen en heeft de meeste kant-en-klare koppelingen. Make geeft meer grip op stromen met vertakkingen en filters. n8n kun je zelf hosten en uitbreiden met eigen code. Voor de meeste mkb-processen kunnen ze het werk alle drie aan. Het verschil zit vooral in de regels en controles die je erin bouwt. Bij Code Kompas richten we ze daarom in als maatwerk voor jouw proces.

Wat zijn n8n, Make en Zapier?

Het zijn platforms voor workflow automatisering. Een stroom begint met een trigger, zoals een nieuwe order in de webshop of een formulier dat wordt ingevuld. Daarna volgen de stappen: gegevens ophalen en in een ander pakket wegzetten, eventueel met een filter of een controle ertussen. Alle drie hebben kant-en-klare connectoren voor veelgebruikte pakketten. Is er geen connector, dan kunnen ze ook rechtstreeks een API aanroepen.

Een automatisering op zo'n platform is maatwerk zodra die is ingericht op jouw proces, met jouw regels en uitzonderingen en met een melding als er iets afwijkt. Zo bouwen wij ze ook. Welke processen we zo aanpakken en hoe een traject verloopt, lees je op de pagina over bedrijfsprocessen automatiseren.

De verschillen op een rij

Zie dit als richting. Bij de meeste processen in het mkb is meer dan één platform geschikt, en dan geven de praktische punten hieronder de doorslag.

Wat kost het? Drie rekenmodellen

De prijzen van de platforms veranderen geregeld, dus kijk voor actuele bedragen op hun eigen sites. Belangrijker is hoe ze rekenen, want dat bepaalt wat je betaalt als het volume groeit.

• Zapier telt taken: elke actie die een stroom uitvoert, telt mee.
• Make telt credits: elke module die in een scenario draait, telt mee.
• n8n telt in de cloud uitvoeringen: een volledige run van een stroom telt één keer, hoeveel stappen er ook in zitten. Host je n8n zelf, dan is de community-versie gratis te gebruiken. Je betaalt dan voor de server en het onderhoud.

Een rekenvoorbeeld: een stroom van vijf stappen die duizend keer per maand draait, telt bij n8n in de cloud als duizend uitvoeringen. Bij Zapier en Make telt vrijwel elke stap mee, dus kom je op een veelvoud daarvan. Bij een paar honderd runs per maand maakt dat weinig uit. Bij grote volumes loopt het verschil op, en dan kan een zelf gehoste n8n of eigen code goedkoper uitvallen. Wat een automatisering in totaal kost, inclusief bouw en onderhoud, lees je in Wat kost automatisering?

Waar staan je gegevens?

Door een automatisering gaan vaak persoonsgegevens, zoals namen, uren, salarisgegevens en facturen. Daarom maakt het uit waar het platform draait. Zapier is een Amerikaanse dienst, dus ga na waar je gegevens worden verwerkt. Make kent Europese datazones, al geldt dat niet automatisch voor elke AI-functie. n8n kun je zelf hosten, waardoor de gegevens blijven waar jij de server neerzet. Mogen gegevens nergens anders staan, dan ligt een zelf gehoste n8n of eigen code voor de hand.

Wat wij zelf hosten, draait op servers in Europa met dagelijkse back-ups. Welke gegevens de automatisering bewaart en hoe lang, leggen we vooraf vast. Bij de oplevering hoort een verwerkersovereenkomst.

Wat belangrijker is dan het platform

De keuze voor een platform is zelden het moeilijkste deel. Het werk zit in wat er om de stroom heen moet: regels voor de uitzonderingen, controles voordat iets wordt doorgezet, een melding als er iets misgaat en een logboek van wat er is verwerkt. Een stroom die ongemerkt stopt, kan meer tijd kosten dan het handwerk dat hij verving.

Een voorbeeld uit de praktijk: bij een koeriersbedrijf vielen de bedrijfsspecifieke looncomponenten buiten de standaardkoppeling tussen Shiftbase en Nmbrs. De koppeling die we ernaast bouwden, haalt per medewerker de ontbrekende looncomponenten op en vertaalt ze naar de juiste codes in Nmbrs. De verwerking draait automatisch op een vaste datum per maand. Wat haar betrouwbaar maakt, zijn de regels per looncomponent en de controles op de juiste medewerker en het juiste looncomponent. Gaat er iets mis, dan zorgen foutafhandeling en monitoring dat het opvalt. Bekijk de case over Shiftbase en Nmbrs.

Zelf doen of laten inrichten?

Een eenvoudige stroom zet je met Zapier of Make prima zelf op, bijvoorbeeld een nieuw contact uit een formulier dat in je CRM komt. Draait er een proces op dat er echt toe doet, zoals de salarisverwerking of de facturatie, dan liggen de eisen hoger. Dan wil je dat de uitzonderingen zijn afgevangen en dat iemand een melding krijgt als er iets misgaat. Ook wil je de stroom eerst een periode laten meedraaien naast het handwerk, zodat je de uitkomsten kunt vergelijken.

Zo werken wij ook. We brengen eerst het proces en de uitzonderingen in kaart en kiezen daarna het platform dat past. Doet een standaardkoppeling al precies wat je nodig hebt, dan adviseren we die. Waar een platform het niet trekt, bouwen we de stap in eigen code. Welke processen zich goed lenen voor een platform als n8n of Make, lees je in Welke processen kun je automatiseren? Naast een platform zijn er meer manieren om pakketten te verbinden, zoals een export en import via CSV. Die zetten we op een rij in Software koppelen: 4 manieren om systemen met elkaar te verbinden.

Volgende stap

Twijfel je welk platform bij jouw proces past? Het eerste gesprek is vrijblijvend. We kijken samen welke stroom het meeste handwerk kost en op welk platform die het best draait. Daarna maken we vrijblijvend een prototype van de belangrijkste schermen, bijvoorbeeld het overzicht waarin je team de verwerking controleert, en laten we dat zien in een korte demo. Vervolgens krijg je een voorstel met een vaste prijs. Meer over hoe we automatiseringen bouwen lees je bij onze aanpak voor automatisering.