Wat kost automatisering? Prijzen en rekenvoorbeeld voor het mkb

Een proces automatiseren kost bij Code Kompas vanaf € 3.500, met een vaste prijs die je na de kennismaking krijgt. Gemiddeld staat een automatisering na ongeveer 4 weken live. Daarna reken je voor hosting en onderhoud op ongeveer 10 tot 15% van de bouwsom per jaar, plus een licentie als de automatisering op een platform zoals n8n of Make draait. Waar jouw automatisering uitkomt, hangt af van vijf factoren. Hieronder lees je welke, met een overzicht van alle kosten en een rekenvoorbeeld.

Waar de kosten uit bestaan

De kosten van een automatisering bestaan uit een eenmalig deel en een doorlopend deel. Tel ze allebei mee als je de automatisering vergelijkt met wat het handwerk nu kost.

De bouw betaal je één keer, en het doorlopende deel is per jaar een stuk kleiner. Hoe zo'n traject van begin tot eind verloopt, lees je op de pagina over bedrijfsprocessen automatiseren.

Wat krijg je voor € 3.500?

Aan de onderkant, vanaf € 3.500, zit een automatisering die één stroom afdekt. Bijvoorbeeld gegevens die op een vaste dag van het ene pakket naar het andere gaan, met controles onderweg en een melding als er iets niet klopt. Het proefdraaien naast het handwerk en de monitoring na livegang horen erbij.

Wat er bewust nog niet in zit, is net zo belangrijk. Een tweede stroom of AI die documenten leest, komt in een volgende stap met een eigen prijs. Zo begin je met de stroom die nu het meeste handwerk kost, en breid je uit als die goed draait.

De vijf factoren die de prijs bepalen

1. Platform of eigen code

Veel automatiseringen richten we in op een platform zoals n8n of Make. Ook dat is maatwerk: de stroom volgt jouw regels en heeft eigen controles. Een platform scheelt bouwtijd, omdat de verbinding met veel pakketten er al is. Eigen code is nodig als een platform het niet trekt, bijvoorbeeld bij grote volumes of bij een pakket zonder kant-en-klare connector. Dat kost meer bouwtijd, en er komt dan geen platformlicentie bij. Hoe de platforms van elkaar verschillen, lees je in n8n, Make of Zapier: welke past bij jouw mkb-bedrijf?

2. Het aantal pakketten en hun API

Elk pakket dat erbij komt, vraagt om toegang en om afspraken over hoe gegevens worden vertaald. Een pakket met een goede API is sneller gekoppeld dan een pakket waarbij we via een export en een import moeten werken. Gaat het vooral om twee pakketten die met elkaar moeten praten, dan zit je dichter bij een API-koppeling. Die kost bij ons gemiddeld tussen € 3.500 en € 7.500.

3. Uitzonderingen en bedrijfsregels

De standaardroute is meestal snel gebouwd. De tijd zit in de uitzonderingen, zoals de klant met een eigen tarief of de medewerker met een afwijkend looncomponent. Hoe meer regels, hoe meer er te bouwen en te testen valt. Daarom zoeken we die uitzonderingen in de eerste week actief op, samen met de mensen die het werk nu doen.

4. Mail en documenten lezen met AI

Is de invoer voorspelbaar, zoals een urenoverzicht uit de planning, dan volstaan vaste regels. Komen er mails of pdf's binnen die steeds net anders zijn, dan is AI nodig om ze te lezen. Dat vraagt extra bouwwerk en een controlestap. Daarnaast betaal je de AI-dienst per verwerkt document.

5. Hoeveel controle je team wil houden

Mag alles automatisch doorlopen, of zet de automatisering het werk klaar en geeft een medewerker eerst akkoord? Een akkoordstap betekent een overzicht waarin je team controleert, en dat overzicht moet ook gebouwd worden. Bij een facturatieronde of een betaling is die stap vaak de moeite waard.

Waarom we vanaf € 3.500 kunnen beginnen

Dat zit in de overhead. AI zetten we bewust in om die zo klein mogelijk te houden, en we werken met een klein, compact team van specialisten, zonder projectmanagers of accountmanagers ertussen. Je spreekt steeds met Danny zelf, die de automatisering ook bouwt. Op de kwaliteit leveren we niets in: Danny heeft jarenlang bij softwarebedrijven gewerkt en meerdere opleidingen in software engineering gevolgd.

Daarnaast bouwen we alleen wat ontbreekt. Bij een koeriersbedrijf verwerkte de standaardkoppeling tussen Shiftbase en Nmbrs de reguliere uren al goed. Alleen de bedrijfsspecifieke looncomponenten vielen erbuiten. We lieten de standaardkoppeling staan en bouwden er een koppeling naast voor precies dat ontbrekende deel. Die draait automatisch op een vaste datum per maand. Bekijk de case over Shiftbase en Nmbrs.

Rekenvoorbeeld: wanneer verdient automatisering zich terug?

Zet de kosten naast wat het handwerk nu kost. Die som maak je zo:

uren per week × werkweken per jaar × loonkosten per uur = kosten van het handwerk per jaar

Stel dat een medewerker drie uur per week kwijt is aan het overtypen van uren naar het salarispakket. Bij 46 werkweken en € 50 loonkosten per uur is dat 3 × 46 × € 50 = € 6.900 per jaar. Daar staat een automatisering tegenover vanaf € 3.500, plus € 350 tot € 525 per jaar voor hosting en onderhoud. In dit voorbeeld is de bouwsom binnen het eerste jaar terugverdiend. Bij twee medewerkers die samen een dag per week kwijt zijn aan overtypen, loopt het handwerk al snel op tot meer dan € 10.000 per jaar.

Tel ook de fouten mee. Een gemist looncomponent of een verkeerd tarief op een factuur kost achteraf uitzoekwerk, en die uren staan niet in de som hierboven. Kost het handwerk maar een paar uur per maand, dan verdient een automatisering zich minder snel terug. Dan is ons advies om te wachten of een eenvoudigere oplossing te kiezen, zoals een standaardkoppeling.

Wat kost een automatisering na de oplevering?

Reken voor hosting en onderhoud op ongeveer 10 tot 15% van de bouwsom per jaar. Bij een automatisering van € 3.500 is dat € 350 tot € 525 per jaar. Daarvoor draait de automatisering op servers in Europa, met dagelijkse back-ups en beveiligingsupdates. Elke automatisering die we bouwen heeft controles en monitoring, zodat je snel ziet als een verbinding wegvalt of een pakket iets aan zijn API verandert.

Draait de automatisering op een platform, dan komt de licentie daarvan erbij. Die blijft bij de meeste mkb-processen laag. Leest AI documenten, dan betaal je daarnaast de AI-dienst per verwerkt document.

Vast betekent vast

In het voorstel staat welke stappen we automatiseren, welke pakketten gekoppeld worden, welke controles erin komen en wat het kost. Daarin staat ook wat we bewust nog met de hand laten doen. Daar hoort één prijs bij, zonder nacalculatie. Komt er tijdens het bouwen een wens bij die niet in het plan stond, dan bespreken we die apart en krijgt die een eigen prijs.

Zo houd je de kosten laag

• Begin met één stroom. Kies de stroom die nu het meeste handwerk kost. Uitbreiden kan later, met opnieuw een vaste prijs.
• Laat werken wat al werkt. Doet een standaardkoppeling een deel al goed, dan bouwen we alleen het ontbrekende deel.
• Ruim het proces eerst op. Stappen die niemand meer nodig heeft, hoeven ook niet geautomatiseerd te worden.
• Gebruik AI alleen waar de invoer wisselt. Voorspelbare invoer verwerk je goedkoper met vaste regels.

Twijfel je welk proces je als eerste aanpakt? Tien voorbeelden uit het mkb vind je in Welke processen kun je automatiseren?

Volgende stap

Wil je weten wat het automatiseren van jouw proces kost? Het eerste gesprek is vrijblijvend. We kijken samen welke stroom het meeste handwerk kost en of automatiseren daar de beste oplossing voor is. Daarna maken we vrijblijvend een prototype van de belangrijkste schermen, bijvoorbeeld het overzicht waarin je team de verwerking controleert, en laten we dat zien in een korte demo. Vervolgens krijg je een voorstel met een vaste prijs. Hoe zo'n traject eruitziet, lees je bij onze aanpak voor automatisering.