Een API-koppeling verbindt twee systemen zodat ze automatisch gegevens uitwisselen, zonder overtypen. Jij bepaalt welke gegevens en in welke richting.
Wat is een API-koppeling?
Een API-koppeling is een verbinding tussen twee systemen, waardoor bepaalde gegevens automatisch tussen die systemen worden uitgewisseld. Zo voorkom je dat informatie steeds handmatig van het ene systeem naar het andere moet worden overgenomen.
Hoe werkt een API-koppeling?
Een API kun je zien als een afgesproken toegang tot een softwaresysteem. Via die toegang kan andere software bijvoorbeeld gegevens opvragen, toevoegen of wijzigen.
Stel dat systeem A beschikt over klantgegevens die ook nodig zijn in systeem B. Via de API kunnen deze gegevens automatisch worden doorgestuurd, zonder dat een medewerker ze opnieuw hoeft in te voeren.
Jij bepaalt welke gegevens erin gaan of eruit komen, en in welke vorm. Dat kunnen bijvoorbeeld klantgegevens, facturen, orders, voorraadgegevens of statussen zijn.
Een koppeling kan één kant op werken, maar ook in beide richtingen. Zo kan het ene systeem gegevens doorsturen, terwijl wijzigingen vanuit het andere systeem ook weer worden teruggekoppeld.
API-koppeling, app of plug-in: wat is het verschil?
De termen rondom API-koppelingen worden vaak door elkaar gebruikt. Praktisch maakt het voor de meeste bedrijven niet zoveel uit hoe je het precies noemt. Belangrijker is of er al een bestaande oplossing beschikbaar is, of dat er maatwerk nodig is. Voor de duidelijkheid onderscheiden we drie begrippen.
Een app, plug-in of standaardkoppeling komt in de praktijk dus vaak op hetzelfde neer: er bestaat al een oplossing waarmee twee systemen met elkaar kunnen samenwerken. Als die precies doet wat je nodig hebt, is dat meestal eenvoudiger en goedkoper dan maatwerk.
Standaardkoppeling of maatwerk API-koppeling?
Een API-koppeling hoeft niet automatisch maatwerk te zijn. In veel gevallen bestaat er al een standaardkoppeling tussen twee bekende systemen.
Praktijkvoorbeeld van een standaardkoppeling
Een goed voorbeeld is de koppeling tussen Nmbrs en Exact Online. Daarmee kunnen loonjournaalposten automatisch vanuit Nmbrs naar Exact Online worden doorgestuurd.
Een standaardkoppeling is meestal de beste keuze als die precies doet wat je nodig hebt. Toch kan maatwerk ook interessant worden wanneer de standaardoplossing op termijn simpelweg te duur wordt.
Sommige koppelingen rekenen bijvoorbeeld een bedrag per klant, administratie of gekoppeld account. Bij een paar administraties is dat vaak prima, maar als dit aantal groeit kunnen de maandelijkse kosten snel oplopen.
In zo’n situatie kun je een simpele rekensom maken: wat betaal je de komende jaren aan abonnementskosten voor de standaardkoppeling, en wat kost het om dezelfde benodigde functionaliteit eenmalig als maatwerk te laten bouwen en daarna te onderhouden?
Als de terugverdientijd gunstig is, kan het financieel aantrekkelijker zijn om een eigen koppeling te bouwen in plaats van structureel per klant of administratie te blijven betalen.
Praktijkvoorbeeld van een maatwerk API-koppeling
Maatwerk wordt interessant wanneer je eigen software of een specifiek bedrijfsproces wilt koppelen.
Binnen de RAAD-applicatie die wij voor een boekhoudkantoor ontwikkelden, is bijvoorbeeld een facturatiekoppeling met Exact Online opgenomen. De urenregistratie, tarieven en andere logica ontstaan in de eigen applicatie en worden vervolgens volgens het gewenste proces doorgestuurd naar Exact Online
Hier bestaat dus niet simpelweg een standaardkoppeling die je kunt activeren. De koppeling moet aansluiten op de manier waarop de eigen software en het bedrijfsproces zijn ingericht.
Lees meer over de RAAD-applicatie
Wat is een API-koppeling niet?
Een API-koppeling betekent niet automatisch dat twee volledige systemen met elkaar worden gesynchroniseerd.
Vaak bepaal je juist heel gericht welke gegevens tussen systemen moeten worden uitgewisseld. Denk aan alleen klantgegevens, facturen, voorraad of een betaalstatus.
Ook is een API niet altijd de beste manier om systemen met elkaar te verbinden. Als je bijvoorbeeld één keer per maand gegevens importeert, kan een CSV- of Excel-workflow veel eenvoudiger zijn.
In ons artikel over software koppelen vergelijken we verschillende manieren om systemen met elkaar te verbinden.
Wanneer gebruik je een API-koppeling?
Een API-koppeling is vooral interessant wanneer gegevens regelmatig en betrouwbaar tussen systemen moeten worden uitgewisseld.
Denk bijvoorbeeld aan:
- klantgegevens automatisch synchroniseren;
- facturen vanuit eigen software verwerken;
- webshoporders doorsturen naar je boekhouding of ERP;
- voorraadgegevens actueel houden;
- betaalstatussen automatisch ophalen;
- informatie uit verschillende systemen tonen in een klantportaal.
Tegenwoordig kun je binnen zo’n koppeling ook AI inzetten. Bijvoorbeeld om gegevens te controleren, afwijkingen te signaleren, vrije tekst te structureren of informatie eerst te verrijken voordat deze naar het andere systeem wordt doorgestuurd.
Hoe vaker een proces voorkomt en hoe minder handmatige stappen je wilt behouden, hoe interessanter een koppeling laten maken meestal wordt.
Wat kost een API-koppeling?
De kosten hangen niet alleen af van het verbinden van systeem A met systeem B. De koppeling zelf is vaak maar één onderdeel.
Bij een eenvoudige gegevensstroom tussen twee goed gedocumenteerde API’s blijft het werk relatief overzichtelijk. Maar in de praktijk wil je meestal ook rekening houden met zaken zoals:
- foutscenario’s en uitzonderingen;
- controles op onjuiste of ontbrekende gegevens;
- logging en foutmeldingen;
- monitoring;
- beveiliging en rechten;
- opnieuw proberen wanneer een systeem tijdelijk niet bereikbaar is;
- voorkomen dat gegevens dubbel worden verwerkt;
- wijzigingen in API’s of gekoppelde software.
Juist die randzaken bepalen voor een groot deel hoe betrouwbaar een koppeling in de praktijk is.
Bij Code Kompas kost een maatwerk API-koppeling laten maken gemiddeld tussen de €3.500 en €7.500. De gemiddelde doorlooptijd ligt rond de acht weken.
Daarnaast kun je voor monitoring en onderhoud rekenen op ongeveer 10 tot 15% van de ontwikkelkosten per jaar.
Heb ik een API-koppeling nodig?
Niet ieder proces heeft een maatwerk API-koppeling nodig. Soms bestaat er al een standaardkoppeling die precies doet wat je nodig hebt, of is een eenvoudigere manier van software koppelen voldoende.
Een API-koppeling wordt vooral interessant wanneer je regelmatig gegevens tussen systemen overneemt, dezelfde informatie op meerdere plekken bijhoudt of een vast proces zoveel mogelijk automatisch wilt laten verlopen.
Bij Code Kompas kijken we daarom eerst naar het proces, de systemen die je gebruikt en wat de koppeling daadwerkelijk moet opleveren. Soms is maatwerk de beste keuze, maar soms adviseren we juist een bestaande koppeling of een eenvoudigere oplossing.
Twijfel je wat in jouw situatie logisch is? Neem dan contact met ons op. We kijken vrijblijvend met je mee naar de mogelijkheden.
