Wil je Exact Online koppelen aan andere software? Dan kun je vaak kiezen tussen een bestaande standaardkoppeling en maatwerk. Welke optie het beste past, hangt af van je proces, wensen en de kosten op langere termijn.
Welke Exact Online koppelingen bestaan er?
Exact Online wordt binnen veel bedrijven gebruikt voor de financiële administratie. De gegevens die uiteindelijk in Exact terechtkomen, ontstaan alleen lang niet altijd in Exact zelf.
Denk bijvoorbeeld aan:
- salarisgegevens vanuit HR- of salarissoftware;
- bestellingen vanuit een webshop;
- klantgegevens vanuit een CRM;
- facturen vanuit eigen software;
- betaalgegevens;
- uren en werkzaamheden vanuit een interne applicatie.
Voordat je maatwerk overweegt, is het daarom verstandig om eerst te kijken of er al een kant-en-klare Exact Online koppeling bestaat. Daarvoor zijn grofweg drie routes:
Wanneer is een standaardkoppeling de beste keuze?
Werkt één van deze oplossingen precies zoals je het nodig hebt, dan is dat meestal de eerste route die je moet onderzoeken. Je kunt sneller starten en het onderhoud van de koppeling ligt doorgaans bij de leverancier.
Een standaardoplossing wordt vooral minder interessant wanneer je eigen velden, afwijkende bedrijfsregels of uitzonderingen nodig hebt die niet worden ondersteund.
Een goed voorbeeld is de koppeling tussen Nmbrs en Exact Online. Hiermee kunnen journaalposten vanuit Nmbrs rechtstreeks naar Exact Online worden verstuurd. Wanneer dit precies het proces is dat je wilt automatiseren, heeft het weinig zin om dezelfde functionaliteit opnieuw te laten ontwikkelen.
Een standaardkoppeling heeft dan duidelijke voordelen:
- je kunt sneller starten;
- de initiële investering is lager;
- de functionaliteit bestaat al;
- onderhoud wordt meestal door de leverancier verzorgd.
Maatwerk ontwikkelen omdat het technisch mogelijk is, is dus niet het uitgangspunt. Als een bestaande oplossing goed aansluit op het proces, is dat vaak de meest logische keuze.
Wanneer wordt maatwerk interessant?
Een standaardoplossing wordt minder interessant zodra jouw proces afwijkt van wat de bestaande koppeling ondersteunt.
Een maatwerk Exact Online koppeling kan bijvoorbeeld logisch worden wanneer je:
- eigen software wilt koppelen aan Exact Online;
- specifieke velden wilt verwerken;
- eigen controles of berekeningen nodig hebt;
- uitzonderingen automatisch wilt afvangen;
- meerdere systemen binnen één proces wilt laten samenwerken;
- zelf wilt bepalen wanneer gegevens wel of niet worden verwerkt;
- functionaliteit nodig hebt die binnen bestaande koppelingen niet beschikbaar is.
De koppeling wordt dan onderdeel van je eigen bedrijfsproces in plaats van alleen een standaardverbinding tussen twee softwaresystemen.
Wil je eerst weten hoe zo'n koppeling technisch werkt? Lees dan wat een API-koppeling is.
Voorbeeld: eigen applicatie koppelen aan Exact Online
Een voorbeeld van een maatwerk API-koppeling voor Exact Online is de RAAD-applicatie die wij voor een boekhoudkantoor ontwikkelden.
Binnen deze applicatie komen onder andere klantgegevens, urenregistratie, taken, planningen en analyses samen. Ook is er een facturatiekoppeling met Exact Online opgenomen.
De facturatie is daarbij niet simpelweg één standaardactie. Er moet onder andere rekening worden gehouden met:
- facturatieplanningen per klant;
- verschillende holdings en administraties;
- urenbijlagen die meegestuurd moeten worden;
- afwijkende tarieven per klant;
- verschillende artikelcodes;
- facturatie in meerdere talen;
- specifieke regels rondom hoe en wanneer een factuur wordt opgebouwd.
De gegevens die nodig zijn voor de facturatie ontstaan dus binnen de eigen applicatie en worden vervolgens volgens deze bedrijfsregels richting Exact Online verwerkt.
Juist dit soort logica past niet goed binnen een standaardkoppeling. Exact Online kan de factuur uiteindelijk prima verwerken, maar de manier waarop die factuur tot stand komt verschilt per klant en situatie. De maatwerk koppeling zorgt er daarom voor dat de juiste gegevens, tarieven, bijlagen en artikelcodes op het juiste moment in Exact Online terechtkomen.
Zo sluit de koppeling niet alleen technisch aan op Exact Online, maar vooral op het daadwerkelijke proces van de organisatie.
Maatwerk vraagt om een bredere afweging
Maatwerk geeft meer vrijheid, maar vraagt ook om een bredere afweging. Bij een standaardkoppeling worden onderhoud en technische wijzigingen meestal centraal door de leverancier geregeld. Verandert Exact Online iets aan de API of aan bepaalde velden, dan wordt dat doorgaans binnen die standaardoplossing opgevangen.
Bij maatwerk moet de koppeling specifiek voor jouw situatie worden beheerd en waar nodig worden aangepast. Voor monitoring, beheer en onderhoud kun je globaal rekenen op circa 10 tot 15% van de oorspronkelijke bouwsom per jaar. Neem die kosten daarom mee wanneer je maatwerk vergelijkt met een standaardkoppeling.
Tegelijkertijd kunnen standaardkoppelingen op langere termijn duur worden, bijvoorbeeld wanneer je per administratie, klant of account betaalt. Bij grotere aantallen kan het interessant zijn om de totale kosten over meerdere jaren te vergelijken met maatwerk.
Die vergelijking moet je alleen niet te simpel maken. Met een standaardkoppeling betaal je namelijk ook voor een bepaalde mate van stabiliteit en continuïteit. Maatwerk wordt daarom vooral interessant wanneer de standaardoplossing niet kan wat je nodig hebt, of wanneer het financiële voordeel groot genoeg is om een eigen oplossing te rechtvaardigen.
Je hoeft daarbij niet altijd volledig voor standaard of maatwerk te kiezen. Soms is een hybride oplossing logischer: laat de standaardkoppeling het normale proces afhandelen en gebruik maatwerk alleen voor specifieke uitzonderingen, eigen velden of aanvullende bedrijfslogica.
Zo gebruik je standaard waar het kan en maatwerk waar het echt iets toevoegt. Wil je weten wat er komt kijken bij het ontwikkelen van een eigen koppeling? Lees dan meer over een API-koppeling laten maken.
Standaard, maatwerk of hybride?
Uiteindelijk draait de keuze vooral om wat het beste past bij je proces. Een standaardkoppeling is meestal logisch als die precies doet wat je nodig hebt. Een maatwerk koppeling laten maken wordt interessanter wanneer je eigen software, afwijkende regels of specifieke uitzonderingen hebt. En als het grootste deel prima via een standaardkoppeling kan, maar enkele onderdelen niet, kan een hybride oplossing juist de beste middenweg zijn.
