Een API-koppeling laten maken kost bij Code Kompas € 3.500 tot € 7.500, met een vaste prijs na de kennismaking. Een koppeling die één gegevensstroom één kant op stuurt zit aan de onderkant. Een koppeling in twee richtingen met uitzonderingen en controles zit aan de bovenkant.
Daarbovenop reken je op 10 tot 15% van de bouwsom per jaar voor monitoring en onderhoud. In dit artikel lees je waar het verschil tussen die twee bedragen in zit, wat een koppeling je oplevert en wanneer je hem beter niet bouwt.
Waar het verschil tussen € 3.500 en € 7.500 in zit
De verbinding tussen systeem A en systeem B is zelden het grootste deel van het werk. Wat de prijs bepaalt, is alles wat eromheen nodig is om de koppeling betrouwbaar te houden. Vier factoren wegen het zwaarst.
Het aantal gegevensstromen
Klanten doorzetten van je CRM naar je boekhouding is één stroom. Klanten, orders, artikelen en facturen samen verwerken zijn er vier, elk met eigen velden en eigen regels. Elke stroom moet apart worden uitgedacht, gebouwd en getest.
De richting
Eén kant op is overzichtelijk: systeem A stuurt, systeem B ontvangt. Twee kanten op betekent dat beide systemen elkaar kunnen overschrijven, en dan moet vastliggen welk systeem gelijk heeft als ze verschillen. Dat vraagt om regels, en die regels zijn werk.
Uitzonderingen en controles
Wat gebeurt er als een klant in het ene systeem bestaat en in het andere niet? Als een factuur een btw-code heeft die het boekhoudpakket niet kent? Als een systeem even niet bereikbaar is? Een koppeling die daar niets mee doet, loopt binnen een maand vast. Een koppeling die het afvangt, logt en opnieuw probeert, kost meer bij de bouw en bespaart daarna elke week tijd.
De API van het pakket
Sommige pakketten hebben een goed gedocumenteerde API waar je direct mee aan de slag kunt. Andere vragen om een aparte aanvraagprocedure, hebben limieten op het aantal verzoeken of wijzigen een paar keer per jaar iets aan hun API. Bij Exact Online bijvoorbeeld zetten we de aanvraag voor API-toegang meteen na het eerste gesprek in gang, omdat dat soms even duurt. Hoe we die afweging per pakket maken, lees je in standaardkoppeling of maatwerk.
Wat een koppeling je oplevert
De rekensom is simpel. Tel het aantal keren per week dat iemand gegevens van het ene systeem in het andere overtypt, en vermenigvuldig dat met de tijd per keer. Bij veel mkb-bedrijven komt dat uit op een dagdeel tot een dag per week. Tegen een intern uurtarief van € 50 is een dag per week al snel meer dan € 10.000 per jaar.
Daar komt bij wat een koppeling aan fouten voorkomt. Een verkeerd overgetypt factuurbedrag of een vergeten order kost herstelwerk, een excuusmail en soms een klant. Een koppeling typt niets verkeerd over en vergeet niets.
Bij administratiekantoor RAAD International liep de maandelijkse facturatieronde handmatig: per klant het tarief, de entiteit en de taal nalopen, en alles in Exact Online invoeren. Na de facturatiekoppeling met Exact Online wordt de hele ronde centraal klaargezet, gecontroleerd en in één keer verwerkt. In de woorden van RAAD zelf: waar facturatie eerst meerdere dagen uitzoekwerk kostte, zijn ze nu in enkele dagdelen klaar.
Wanneer je beter geen maatwerkkoppeling bouwt
Een maatwerkkoppeling is niet altijd het antwoord. In drie situaties raden we het af.
- Er is al een standaardkoppeling die past. Veel pakketten hebben een app-store of marketplace met kant-en-klare koppelingen. Doet die wat je nodig hebt, dan is dat sneller en goedkoper. Dat zeggen we dan ook in het eerste gesprek.
- Het volume is te klein. Als iemand één keer per maand tien regels overtypt, verdient een koppeling van € 3.500 zich niet terug.
- Het proces ligt nog niet vast. Een koppeling legt een werkwijze vast in software. Verandert die werkwijze nog elke maand, dan bouw je de koppeling steeds opnieuw.
Twijfel je of een standaardkoppeling volstaat? Lees dan eerst de vier manieren om software te koppelen, van export en import tot een volledige API-koppeling.
Hoe lang duurt het
Gemiddeld ongeveer zes weken van start tot live. De eerste week gaat op aan uitzoeken welke gegevens waar vandaan komen en waar ze heen moeten, en aan het aanvragen van API-toegang bij de pakketten. Daarna bouwen we in stappen en zie je tussentijds werkende versies, zodat je kunt bijsturen voordat alles af is. De laatste week testen we met echte gegevens en zetten we de koppeling live. Grotere koppelingen met meerdere stromen duren langer, en dat staat dan vooraf in het plan.
Wat zit er in de prijs
Bij de vaste prijs hoort het uitzoekwerk vooraf, het bouwen en testen van de koppeling, de controles en foutafhandeling, de livegang en de eerste weken nazorg. Bij de onderhoudsprijs van 10 tot 15% per jaar hoort de monitoring, het opvangen van wijzigingen in de gekoppelde API's, en het oplossen van storingen. Een koppeling is nooit af, want de pakketten eromheen veranderen.
Wat er niet in zit: licenties of abonnementen van de pakketten zelf, en nieuwe gegevensstromen die tijdens het bouwen bedacht worden. Die bespreken we apart en krijgen een eigen prijs, zodat de afgesproken prijs vast blijft.
Volgende stap
Benieuwd wat een koppeling voor jouw situatie kost? Na een vrijblijvend gesprek weten we welke gegevensstromen er zijn en welke kant ze op moeten, en krijg je een vaste prijs. Wil je eerst zien hoe we een API-koppeling laten maken aanpakken, van kennismaking tot livegang? Dat staat op de dienstpagina. Een koppeling kost € 3.500 tot € 7.500 en staat in ongeveer zes weken live.
FAQ
Veelgestelde vragen
Het verschil zit in het aantal gegevensstromen, de richting en de uitzonderingen. Eén stroom één kant op, bijvoorbeeld orders van je webshop naar je boekhouding, zit aan de onderkant. Vier stromen in twee richtingen met controles op dubbele of ontbrekende gegevens zitten aan de bovenkant. Na de kennismaking weten we welke het wordt en krijg je een vaste prijs.
Ja, voor monitoring en onderhoud reken je op ongeveer 10 tot 15% van de bouwsom per jaar. Daarmee houden we de koppeling in de gaten en passen we hem aan als een gekoppeld pakket iets wijzigt aan zijn API. Licenties van de pakketten zelf vallen daar niet onder; die betaal je rechtstreeks aan de leverancier.
Vaak wel bij de start, want je betaalt een maandbedrag in plaats van een bouwsom. Rekent de standaardkoppeling per administratie of per gebruiker, dan loopt dat bij groei op. De vergelijking is dan: wat betaal je de komende jaren aan abonnement, tegenover een eenmalige bouwsom plus onderhoud. Past de standaardkoppeling bij je proces, dan adviseren we die.
Dan zijn er meestal andere routes: een geplande export en import van bestanden, een koppeling via de database, of een automatiseringstool zoals n8n of Make die een tussenstap maakt. Welke route past, hangt af van hoe vaak de gegevens moeten overgaan en hoe actueel ze moeten zijn. Dat zoeken we in het eerste gesprek uit.
Ja, en dat raden we meestal aan. Begin met de gegevensstroom die nu de meeste tijd kost, bijvoorbeeld facturen naar je boekhouding. Werkt die, dan voeg je stap voor stap stromen toe. Elke uitbreiding krijgt een eigen vaste prijs, zodat je nooit betaalt voor iets wat je nog niet gebruikt.
