Welke kengetallen horen op een mkb-dashboard? Je leest voorbeelden per type dashboard en hoe je kiest waar je op stuurt.
Welke KPI's op een mkb-dashboard horen, hangt af van wie ermee stuurt. De directie kijkt meestal naar omzet, marge, cashflow en openstaande facturen. Het team heeft meer aan de planning van vandaag en de taken die achterlopen. Kies per rol een handvol kengetallen die bij een beslissing horen, en leg vast wat elk kengetal precies betekent. Hieronder vind je voorbeelden per type dashboard en lees je hoe je de juiste kengetallen kiest.
Wat is een KPI dashboard?
Een KPI is een kengetal dat meetbaar maakt hoe je ervoor staat ten opzichte van een doel. KPI staat voor key performance indicator. Een KPI dashboard brengt die kengetallen samen op één scherm, zodat je in één oogopslag ziet waar het goed gaat en waar bijsturen nodig is. In het mkb komen de cijfers meestal uit meerdere pakketten: de boekhouding, de planning, een CRM of de urenregistratie. Een dashboard op maat haalt ze automatisch op en zet ze naast elkaar. Hoe dat in de praktijk werkt, lees je op de pagina over dashboard laten maken.
Begin bij de beslissing die je wilt nemen
De meeste ondernemers hebben cijfers genoeg. Ze staan alleen op verschillende plekken en komen te laat bij elkaar. De verleiding is dan groot om alles wat beschikbaar is op een dashboard te zetten. Dat levert vooral veel cijfers op, terwijl de waarde zit in sneller zien wat afwijkt en waar bijsturen nodig is.
Bepaal daarom eerst waar je op wilt sturen. Wil je grip op winst, productiviteit, groei of rendement? Elk doel vraagt om andere cijfers en verbanden. Stel jezelf daarna per kengetal één vraag: welke beslissing neem ik anders als dit getal verandert? Is het antwoord geen enkele, dan hoort het kengetal niet op je dashboard. Meer over deze aanpak lees je op de pagina geen inzicht in de juiste cijfers.
KPI dashboard voorbeelden per type dashboard
De informatie die een team nodig heeft om dagelijks bij te sturen, is anders dan wat de directie gebruikt voor evaluatie of strategische keuzes. Daarom staan de voorbeelden hieronder per type dashboard.
| Dashboard | Voor wie | Voorbeelden van kengetallen |
|---|---|---|
| Managementdashboard | Directie en eigenaar. | Omzet, marge per klant of dienst, cashflow, openstaande facturen. |
| Operationeel dashboard | Planners en het team op de werkvloer. | De planning van vandaag, openstaande taken, leveringen die de deur uit moeten, orders die wachten op akkoord. |
| Projectdashboard | Projectleiders en directie. | Uren versus budget per project en per medewerker, projecten die over hun budget dreigen te gaan. |
| Klantdashboard | Klanten, in een beveiligd portaal. | De status van een bestelling, de facturen van dit jaar. |
Managementdashboard
Voor de directie draait het om de financiële gezondheid: omzet en marge per maand en per klant of dienst, naast de cashflow en de openstaande facturen. Een goed managementdashboard laat ook zien waar een getal vandaan komt. Zet je de omzet naast de gewerkte uren, dan zie je welke klant of dienst echt iets oplevert. En zet je de gewerkte uren naast de gefactureerde uren, dan zie je hoeveel werk er niet wordt doorbelast.
Operationeel dashboard
Het team heeft weinig aan de marge van vorig kwartaal. Het wil weten wat er vandaag moet gebeuren en wat achterloopt: de planning, openstaande taken, leveringen en orders die op een akkoord wachten. Dit is het scherm waar je team de dag mee begint. Een handig kengetal is hier het aantal taken dat over de deadline is, omdat dat laat zien waar het vastloopt.
Projectdashboard
Werk je met projecten of opdrachten, dan is uren versus budget het kengetal dat het verschil maakt. Een projectdashboard combineert de urenregistratie met de offerte of het budget en laat zien welk project aandacht nodig heeft, terwijl het nog loopt en bijsturen nog kan. Zo ontdek je een verliesgevend project eerder dan bij de jaarcijfers.
Klantdashboard
Ook klanten willen inzicht. Hier gaat het om kengetallen die voor de klant tellen, zoals de status van een bestelling of de facturen die nog openstaan. Elke klant logt in en ziet alleen zijn eigen gegevens, zodat de vraag hoe het ermee staat minder vaak per mail binnenkomt.
Leg vast wat een kengetal betekent
Cijfers lijken duidelijk, maar kunnen op verschillende manieren worden uitgelegd. Wat bedoel je met productiviteit: gewerkte uren, of de uren die je hebt gefactureerd? En omzet kun je tellen op het moment van de factuur of op het moment van de opdracht. Zolang dat niet is vastgelegd, praat iedereen over hetzelfde getal en bedoelt iedereen iets anders.
Leg daarom per kengetal vast wat het betekent en uit welk pakket de gegevens komen. Ook de rekenregel hoort erbij, bijvoorbeeld welke uren wel en welke niet meetellen. Bij ons gebeurt dat in de eerste week van een traject, samen met jou. Hoe scherper de definities, hoe minder discussie over de cijfers later.
Spreek af wat er gebeurt als een cijfer afwijkt
Een kengetal wordt pas een KPI als je weet wanneer het goed genoeg is. Wil je sturen op productiviteit, spreek dan af bij welk niveau je tevreden bent en bij welk niveau je actie onderneemt. Een dashboard kan een kengetal dat buiten die grens valt een andere kleur geven, zodat het direct opvalt.
Spreek ook af wie een afwijking onderzoekt en wanneer er wordt ingegrepen. Onderzoek eerst of het om een tijdelijk signaal gaat of om een patroon dat om actie vraagt. Door dat vooraf te regelen, voorkom je dat een signaal blijft liggen. Moet het dashboard bij een afwijking zelf iets doen, zoals een melding sturen naar de juiste collega, dan kom je uit bij bedrijfsprocessen automatiseren.
Hoe actueel moeten de cijfers zijn?
Dat hangt af van het kengetal. Voor omzet en marge is één keer per nacht verversen vaak ruim voldoende. Een operationeel dashboard met de planning van vandaag wil je actueler. Gegevens uit een API-koppeling kunnen elke paar minuten of bij het openen van het dashboard worden opgehaald. Heeft een pakket geen API, dan wordt bijvoorbeeld een export op een vast moment ingelezen en is het dashboard minder actueel. Laat het dashboard daarom tonen wanneer de cijfers voor het laatst zijn bijgewerkt.
Voorbeelden uit de praktijk
Takenoverzicht en deadlines bij RAAD
RAAD International is een administratiekantoor in de AGF-sector, met vestigingen in Nederland, Zuid-Afrika, Dubai en Istanbul. In het RAAD-platform dat we bouwden, zit het inzicht op de plek waar het team werkt. Het takenoverzicht en het deadline management laten zien welke klant of deadline aandacht nodig heeft, en de urenregistratie heeft eigen analyses. Openstaande facturen worden via de koppeling met Exact Online opgehaald en kunnen vanuit het platform worden opgevolgd. Bekijk de case over het RAAD-platform.
Voortgang per levering bij een autodealer
Een autodealer wilde het bestel- en leveringsproces beter inzichtelijk maken. Samen met de medewerkers hebben we gekeken welke informatie zij dagelijks nodig hebben. In het aanleverportaal dat we bouwden, is per levering direct zichtbaar welke stappen zijn afgerond en wat er nog moet gebeuren. Ook de geplande leverdatum staat erbij. Dat zijn operationele kengetallen, in een vorm die past bij het dagelijkse werk. Bekijk de case over het leveringsportaal.
Veelgemaakte fouten bij een KPI dashboard
- Te veel kengetallen. Een scherm vol cijfers ziet er indrukwekkend uit, maar je ziet er minder snel op wat afwijkt.
- Eén dashboard voor iedereen. De directie en het team hebben andere informatie nodig. Geef elke rol een eigen overzicht, of begin met de rol die er het meeste aan heeft.
- Cijfers zonder eigenaar. Als niemand verantwoordelijk is voor een kengetal, blijft een afwijking liggen.
- Rommel in de bronnen. Een dashboard laat zien wat er in je systemen staat. Kloppen de gegevens daar niet, los dat dan eerst op.
Wil je weten wat een dashboard met jouw kengetallen kost, lees dan Wat kost een dashboard laten bouwen? Twijfel je of je dit zelf in een standaard BI-tool kunt bouwen, dan helpt Power BI of een dashboard op maat je bij de keuze.
Volgende stap
Wil je weten welke kengetallen op jouw dashboard horen? Het eerste gesprek is vrijblijvend. We kijken samen welke beslissingen je neemt en welke cijfers je daarvoor mist. Daarna maken we vrijblijvend een prototype van de belangrijkste schermen en laten we dat zien in een korte demo. Dan krijg je een voorstel met een vaste prijs. Meer over hoe we dat aanpakken, lees je bij onze aanpak voor dashboards.
FAQ
Veelgestelde vragen
Een KPI dashboard is één scherm waarop de kengetallen staan waarmee je stuurt, zoals omzet en openstaande facturen. KPI staat voor key performance indicator: een kengetal dat meetbaar maakt hoe je ervoor staat ten opzichte van een doel. Een dashboard op maat haalt die cijfers automatisch op uit je pakketten en zet ze naast elkaar, zodat je sneller ziet wat afwijkt.
Liever weinig dan veel: een handvol per rol is meestal genoeg. Elk kengetal moet bij een beslissing horen. Vraag je per kengetal af wat je anders doet als het getal verandert. Is daar geen antwoord op, dan kan het weg. Heeft de directie andere cijfers nodig dan het team, geef dan elke rol een eigen overzicht in plaats van één scherm vol cijfers.
Dat hangt af van waar je op wilt sturen. Voor de directie zijn omzet, marge per klant of dienst, cashflow en openstaande facturen vaak de basis. Werk je met projecten, dan is uren versus budget belangrijk. Voor het team tellen vooral de planning van vandaag en de taken die achterlopen. Begin bij de beslissingen die je neemt en kies daar de kengetallen bij.
Een kengetal is elk cijfer dat iets zegt over je bedrijf, zoals het aantal gewerkte uren. Een KPI is een kengetal dat aan een doel is gekoppeld, met een afgesproken norm. Wil je sturen op productiviteit, dan spreek je af wanneer die goed genoeg is en wat er gebeurt als hij afwijkt. Pas dan weet je wanneer bijsturen nodig is.
Dat spreken we per bron af. Voor omzet en marge is één keer per nacht vaak ruim voldoende. Een operationeel dashboard met de planning van vandaag wil je actueler: gegevens uit een API-koppeling kunnen elke paar minuten of bij het openen van het dashboard worden opgehaald. Zonder API is het dashboard minder actueel. Het dashboard kan tonen wanneer de cijfers voor het laatst zijn bijgewerkt.
