Een standaard BI-tool zoals Power BI of een dashboard dat speciaal voor jouw bedrijf wordt gebouwd: welke route past bij jou? We zetten beide eerlijk naast elkaar, met de situaties waarin de ene of de andere route beter past.
Staan je gegevens netjes in één of twee pakketten en heb je iemand die graag zelf rapporten bouwt, dan is een standaard BI-tool zoals Power BI vaak een prima keuze. Een dashboard op maat wordt interessant als je cijfers over meerdere pakketten verspreid zijn en er eigen bedrijfsregels in de berekening zitten. Ook als het overzicht moet staan in de software waar je team al in werkt, of als klanten moeten meekijken, ligt maatwerk meer voor de hand. Hieronder zetten we beide routes eerlijk naast elkaar.
Wat is het verschil tussen een BI-tool en een dashboard op maat?
Een standaard BI-tool is een pakket waarin je rapporten en dashboards bouwt op een of meer gegevensbronnen. Power BI van Microsoft en Looker Studio van Google zijn bekende voorbeelden. Zo'n pakket is voor heel veel bedrijven tegelijk gemaakt. Jij of een collega bouwt daarin de rapporten, soms met hulp van een externe specialist, met de koppelingen en formules die het pakket aanbiedt.
Een dashboard op maat wordt speciaal voor jouw bedrijf gebouwd. Het haalt de cijfers automatisch op uit de pakketten die je al gebruikt en rekent ze om volgens jouw regels. Het resultaat staat in de browser, op de plek waar jij of je team ernaar kijkt. De kengetallen en definities leggen we vooraf samen vast, en daarna zit de berekening in de software zelf. Meer over die aanpak lees je op de pagina over dashboard laten maken.
Power BI en maatwerk naast elkaar
| Onderwerp | Standaard BI-tool | Dashboard op maat |
|---|---|---|
| Wie bouwt het | Jij of een collega, soms met een externe specialist. | Een ontwikkelaar, op basis van de kengetallen die we samen vastleggen. |
| Gegevensbronnen | Standaardconnectoren. Werkt het prettigst met schone gegevens in één of twee bronnen. | Eigen koppelingen, ook met pakketten zonder standaardconnector of zonder API. |
| Bedrijfsregels | Formules in het rapport, die iemand moet begrijpen en bijhouden. | Vastgelegd en getest in de software, zodat iedereen met dezelfde berekening werkt. |
| Waar je het ziet | In de omgeving van de BI-tool. | In de browser, ook als startscherm van je eigen software of portaal. |
| Kosten | Lage instap. Afhankelijk van het pakket licenties per gebruiker, plus de uren om rapporten te bouwen en bij te houden. | Eenmalig vanaf € 3.500 met een vaste prijs, plus 10 tot 15% per jaar. Geen licenties per gebruiker. |
Wanneer een standaard BI-tool de beste keuze is
We zeggen het in het eerste gesprek ook gewoon: een dashboard op maat is lang niet altijd nodig. Een BI-tool past vooral in deze situaties:
- Je gegevens staan in één of twee bronnen. En de standaardkoppeling van de BI-tool sluit daar goed op aan.
- Iemand in je team bouwt graag rapporten. Een BI-tool is krachtig, en het loont als iemand de tijd neemt om het pakket goed te leren kennen.
- Je wilt vooral analyseren. Zelf filteren en doorklikken om nieuwe verbanden te vinden, daar zijn BI-tools sterk in.
- Je kengetallen zijn standaard. Omzet per maand of per klant, zonder eigen uitzonderingen in de berekening.
Staan al je gegevens in één pakket, dan is soms zelfs het standaardrapport van dat pakket genoeg. Begin dan daar.
Wanneer een dashboard op maat beter past
- Je cijfers staan in meerdere pakketten. De uren uit je urenregistratie naast de omzet uit Exact Online, de orders uit je planning naast de voorraad uit je eigen systeem. Vaak zet iemand dat nu elke maand met de hand in Excel in elkaar.
- Er zitten eigen regels in de berekening. Een marge die per klantgroep anders wordt berekend, of uren die pas meetellen als ze zijn goedgekeurd. In een BI-tool worden dat formules die iemand moet bijhouden; in een dashboard op maat zitten ze in de software.
- Het overzicht hoort in je eigen software. Werkt je team de hele dag in een eigen applicatie, dan hoort het inzicht daar ook te staan, met dezelfde gebruikers en rechten en zonder extra inlog.
- Klanten moeten meekijken. Wil je klanten inzicht geven in de status van hun bestelling of hun facturen, dan komt dat overzicht in een beveiligd portaal waarin elke klant alleen zijn eigen gegevens ziet. Meer daarover lees je bij klantportaal laten maken.
- Een pakket heeft geen API of standaardconnector. Dan bouwen we een eigen route, bijvoorbeeld via een automatische export die het dashboard op een vast moment inleest.
Twee voorbeelden uit de praktijk
Inzicht in de software waar het werk gebeurt
RAAD International is een administratiekantoor in de AGF-sector. Het team werkt dagelijks in het RAAD-platform dat we bouwden, met onder meer klantdossiers en urenregistratie met analyses. Er is ook een facturatiekoppeling met Exact Online. Het inzicht zit in diezelfde applicatie: in het takenoverzicht en het deadline management zien medewerkers snel welke klant of deadline aandacht nodig heeft. Omdat de gegevens en de bedrijfsregels al in het platform zelf zitten, ligt het voor de hand om het overzicht daar te tonen. Bekijk de case over het RAAD-platform.
Eén overzicht voor klanten van Serverion
Bij hostingbedrijf Serverion liepen veel klantverzoeken via e-mail. We bouwden een selfserviceportaal waarin meer dan tien bestaande systemen samenkomen. Klanten zien in één omgeving hun tickets, facturen, betalingen, servers en domeinen, en regelen die zelf. Serverion hoefde daarvoor geen systeem te vervangen: het portaal haalt de gegevens via koppelingen op. Omdat klanten er ook zelf dingen in regelen, past zo'n overzicht beter bij maatwerk dan bij een BI-tool. Bekijk de case over Serverion.
Wat kost het, naast elkaar gezet?
Een BI-tool heeft een lage instap. Looker Studio is in de basis gratis, en bij Power BI betaal je voor het delen van rapporten met collega's doorgaans een licentie per gebruiker per maand. Een groot deel van de kosten zit vaak in de uren: iemand moet de rapporten bouwen en bijhouden als er iets verandert in je pakketten of je werkwijze. Die uren zie je niet op een factuur, en daardoor worden ze makkelijk vergeten.
Een dashboard op maat kost bij Code Kompas eenmalig vanaf € 3.500, met een vaste prijs na de kennismaking. Daarna reken je op ongeveer 10 tot 15% van de bouwsom per jaar voor hosting en onderhoud, inclusief het bijhouden van de koppelingen als een leverancier zijn API aanpast. Er komen geen licenties per gebruiker bij, dus extra collega's die meekijken kosten niets extra. Vergelijk daarom de totale kosten over een paar jaar, en tel daarbij de eigen uren mee. Een uitgebreide uitleg over de prijs lees je in Wat kost een dashboard laten bouwen?
Waar je bij allebei op moet letten
Welke route je ook kiest, deze punten bepalen of het dashboard straks echt gebruikt wordt:
- De kwaliteit van je gegevens. Een dashboard laat zien wat er in je systemen staat. Staat daar rommel in, dan zie je die rommel alleen sneller.
- Vaste definities. Gaat productiviteit bij jou over gewerkte of over gefactureerde uren? Spreek dat vooraf af, anders praat iedereen over hetzelfde getal en bedoelt iedereen iets anders.
- Eigenaarschap. Een rapport dat alleen één collega begrijpt, wordt kwetsbaar zodra die collega ziek is of vertrekt. Dat geldt voor een ingewikkeld Excel-bestand en voor een BI-rapport.
- Aansluiting op de rol. Het team heeft andere cijfers nodig dan de directie. Een dashboard werkt pas goed als het aansluit op de rol van wie ermee werkt.
Standaard waar het kan, maatwerk waar het iets toevoegt
Je hoeft niet alles in één keer te beslissen. Begin je met een BI-tool en loop je tegen grenzen aan, dan zijn de kengetallen en definities die je al hebt bepaald een goed startpunt voor een dashboard op maat. Dezelfde afweging maken we bij koppelingen; hoe we die maken, lees je in Standaardkoppeling of maatwerk: hoe kies je? Welke kengetallen in beide gevallen op je dashboard horen, lees je in KPI dashboard voorbeelden.
Volgende stap
Twijfel je tussen een BI-tool en een dashboard op maat? Het eerste gesprek is vrijblijvend. We kijken samen welke cijfers je mist en waar ze vandaan komen, en zeggen eerlijk of een standaardtool volstaat. Past maatwerk beter, dan maken we vrijblijvend een prototype van de belangrijkste schermen en laten we dat zien in een korte demo. Daarna krijg je een voorstel met een vaste prijs. Meer daarover lees je bij onze aanpak voor dashboards.
FAQ
Veelgestelde vragen
BI staat voor business intelligence. Een BI-tool is een standaardpakket waarin je rapporten en dashboards bouwt op gegevens uit andere systemen. Bekende voorbeelden zijn Power BI van Microsoft en Looker Studio van Google. Je koppelt een gegevensbron en bouwt daarop zelf de grafieken en berekeningen. Een dashboard op maat wordt speciaal voor jouw bedrijf gebouwd, met eigen koppelingen en de berekeningen in de software zelf.
Vaak wel. Staan je gegevens netjes in één of twee pakketten en sluit de standaardkoppeling daarop aan, dan is Power BI een goede keuze. Het helpt als iemand in je team de tijd neemt om rapporten te bouwen en bij te houden. Zijn je cijfers over meerdere pakketten verspreid of zitten er eigen bedrijfsregels in de berekening, dan wordt een dashboard op maat interessanter.
Dat hangt af van het aantal gebruikers en van de uren die het bouwen en bijhouden kost. Een BI-tool heeft een lage instap, met vaak een licentie per gebruiker. Een dashboard op maat kost bij Code Kompas eenmalig vanaf € 3.500, plus ongeveer 10 tot 15% per jaar voor hosting en onderhoud, zonder licenties per gebruiker. Vergelijk daarom de totale kosten over een paar jaar.
Ja. Een klantdashboard bouwen we in een beveiligd portaal waarin iedere klant inlogt en alleen zijn eigen gegevens ziet, bijvoorbeeld de status van een bestelling of de facturen van dit jaar. Bij Serverion zien klanten in één omgeving hun tickets, facturen, betalingen, servers en domeinen, uit meer dan tien gekoppelde systemen. De gegevens staan op servers in Europa, met dagelijkse back-ups.
Dat kan. De kengetallen en definities die je in Power BI al hebt bepaald, zijn een goed startpunt: je weet dan al waar je op wilt sturen en wat de cijfers betekenen. In het eerste gesprek kijken we welke bronnen gekoppeld moeten worden en welke rekenregels erin zitten. Daarna krijg je een voorstel met een vaste prijs voor de eerste versie.
